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Exportar listado, para ser importado en agenda electrónica o PC móvil

Las últimas versiones de agendas electrónicas y PCs móviles, se comercializan acompañadas de programas que permiten enviar archivos desde una PC de escritorio o notebook hacia la agenda y viceversa, utilizando un cable.Dichos programas son capaces de tomar información de archivos con formatos diversos, e incluso permiten indicar las características de los formatos de origen y destino. Algunas agendas permiten incluso establecer el formato de visualización de la información, mediante campos o columnas de definición libre. Las PC móviles tienen herramientas más sofisticadas que las agendas electrónicas, viniendo muchas de ellas con versiones compactas de programas para procesar textos o planillas de cálculos que amplían notablemente las posibilidades para visualizar la información, pudiendo establecerse formatos especiales más complejos y completos, mejorando las posibilidades de cada usuario para lograr sus propios objetivos.

Exportar un listado, para ser incorporado en un documento de texto

La mayoría de los procesadores de textos, como el de Lex-Doctor, el WordPerfect (de Corel) o el Word (de Microsoft), pueden incorporar en los documentos que manejan, datos derivados de archivos con o sin formato, comúnmente denominados archivos de texto enriquecido o de texto solo respectivamente. Incluso, varios son capaces de leer la información e incorporarla en modo de tablas, con líneas y columnas, permitiendo a su vez definir los parámetros del formato de origen. El formato TLD permite abrir el documento con los mismos parámetros de creación, únicamente con el programa Lex-Doctor.
Muchas veces se prefiere utilizar un formato de texto que no pueda ser modificado una vez creado, como el formato PDF que puede ser visualizado con el programa Adobe Reader o el formato HTML que está relacionado con Internet Explorer.

Exportar un listado, para ser incorporado en una planilla de cálculos

Los programas que manejan planillas de cálculos, como el Excel (de Microsoft) o el Lotus (de IBM), permiten abrir o leer archivos de formatos diversos, y migrar la información al formato estándar manejado por ellos. Inclusive, permiten establecer los parámetros del formato de origen. Los formatos XLS de Office presentan varias ventajas  no sólo para los programadores y las soluciones que generan, sino también para las personas y las organizaciones de cualquier tamaño.

Exportar un listado, para ser incorporado en una tabla

Los programas manejadores de bases de datos, como el DBase (de Borland), o como el Visual Fox (de Microsoft), manejan habitualmente archivos DBF. Muchos otros programas de este tipo, no utilizan naturalmente el formato DBF, pero sin embargo están capacitados para leer información desde el mismo. También, todos estos programas están capacitados para obtener datos de archivos TXT.

Formatos de exportación provistos por Lex-Doctor

Planilla (*XLS) para abrir luego del programa Excel de Microsoft. Documento (*HTML), que puede abrir con cualquier navegador, como Internet Explorer. Un formato es el de tablas XBase (*.DBF) para programas manejadores de base de datos. En formato de texto, cuenta con formatos de exportación Texto enriquecido (*RTF). Acrobat Reader (*PDF). Formato de Lex-Doctor (*TLD) y el de texto puro (*.TXT).

La exportación de listados, utiliza la especificación de caracteres ANSI, que es la especificación estándar bajo entornos MS-Windows. Al importar datos, muchas aplicaciones permiten optar por especificación ANSI (MS-Windows) o ASCII (MS-DOS); si existiese la opción, deberá optarse por ANSI, para visualizar correctamente caracteres como las eñes y las vocales acentuadas.

Tanto los listados encolumnados como los horizontales podrán ser exportados en los mencionados formatos. Sin embargo, generalmente los formatos más aprovechables son los encolumnados.

Cuando se exporte a un formato XBase, para algunos casos será útil determinar nombres especiales para las distintas columnas. Por ejemplo, una agenda portátil puede tener predeterminados nombres de campo tales como "NAME" o "PHONE", y puede requerir dichos nombres para comprender los datos a importar. En casos así, deberá crearse un modelo de listado encolumnado, e indicar nombres para cada columna, idénticos a los requeridos por la agenda. La convención para nombres de columna XBase es que debe tener hasta 10 caracteres, de la A a la Z, sin eñes ni letras acentuadas; y pueden tener intercalados guiones bajos. Por ejemplo: NOMBRE, APELLIDO, NOMB_APEL, etc.

Cuando Lex-Doctor exporte a formato de texto puro un listado horizontal, generará líneas de texto, y cada una de ellas estará separada de la siguiente por un ENTER (carácter número 13).

...lin_1...ENTER
...lin_2...ENTER
...lin_3...ENTER

Y cuando exporte listados encolumnados, cada línea tendrá más de una columna, separada de las demás por un TAB (carácter número 9).

...lin_1_col_1...TAB...lin_1_col 2...TAB...lin_1_col 3...ENTER
...lin_2_col_1...TAB...lin_2_col 2...TAB...lin_2_col 3...ENTER
...lin_3_col_1...TAB...lin_3_col 2...TAB...lin_3_col 3...ENTER

Estos formatos tan simples, permitirá ser importado fácilmente a cualquiera de los destinos mencionados al comienzo. Cada línea es equivalente a un registro, y cada columna es equivalente a un campo.

Además, podrán crearse listados considerados por el sistema como horizontales, pero que sin embargo contengan separadores de columna especiales, como COMAS, o PUNTOS Y COMAS, o COMILLAS, permitiendo de esta forma crear salidas especiales para ser recibidas por aplicativos que no reconozcan el TAB como separador de columna.

...lin_1_col_1...COMA...lin_1_col 2...COMA...lin_1_col 3...ENTER
...lin_2_col_1...COMA...lin_2_col 2...COMA...lin_2_col 3...ENTER
...lin_3_col_1...COMA...lin_3_col 2...COMA...lin_3_col 3...ENTER

El formato del último ejemplo tiene el problema de confundirse en algunos casos los separadores de columnas con otras comas que pueden venir insertadas en el texto de las columnas. En cambio los tabuladores no son normalmente utilizados dentro de los campos de datos del sistema, y funcionarán perfectamente. Otro inconveniente es que como Lex-Doctor lo considerará un listado horizontal, no permitirá establecer nombres especiales de columna.

Valdrá la pena que cada usuario se tome un tiempo para estudiar este tema y desarrollar los formatos de exportación más adecuados. Como los usos son muy diversos, nos resulta imposible abarcarlos todos en nuestros tests; sin embargo podemos conocer los problemas y mejorar las prestaciones si contamos con la colaboración de los usuarios. Por ello reiteramos nuestro deseo de recibir información sobre las distintas experiencias desarrolladas por cada uno de ustedes en la utilización de estas nuevas herramientas.