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Ventajas del uso de un sistema de gestión integral

En un estudio jurídico, o en un juzgado, se maneja muchísima información, y se realiza a diario innumerables operaciones con la misma.
La incorporación de una computadora en la oficina jurídica, puede ser realizada básicamente de dos maneras:

Uso de la computadora para facilitar aisladamente algunas tareas

PROGRAMAS : Quienes se encuentran en ésta categoría, generalmente utilizan: un buen procesador de textos, una planilla de cálculos, una calculadora, una agenda, y uno o varios paquetes de consulta de legislación y jurisprudencia. Los más evolucionados pueden llegar a tener algún programa hecho a medida para confeccionar listados de recorrida de tribunales.

INVERSION : La inversión básica para tener licencias bien habidas de todos éstos programas supera cómodamente los 1200 dólares. Si el estudio incorpora una red (varias computadoras enlazadas a una central), generalmente debe abonar licencias adicionales por cada programa.

RESULTADO : Este esquema tiene una ventaja muy importante, pero muchas desventajas. La ventaja consiste en poder adquirir, el mejor producto dentro de cada especie (el mejor procesador de textos, la mejor planilla de cálculos, la mejor agenda, etc.).

Las desventajas son:

• El precio;
• Cada programa funciona con su propia lógica, y el operador se ve obligado a aprender varias lógicas;
• Es muy difícil capacitar a nuevos empleados;
• La información que se maneja en cada programa pierde total relación con la de los demás, provocando redundancias, y perdiéndose muchos servicios que se obtienen muy fácilmente cuando la información está relacionada entre sí;
• Los programas son demasiado genéricos, y a veces no llegan a solucionar pequeños detalles que hacen a profesiones específicas, o las solucionan, pero a costa de estudiar mucho;
• El soporte o la evolución de cada programa en el mercado, obliga a nuevas inversiones y períodos de aprendizajes, y en éste caso, serán tantos como programas se utilicen.

Uso de la computadora para sistematizar integralmente el funcionamiento de toda la oficina jurídica, mediante un único sistema.

PROGRAMAS : para cada profesión, existen programas standard específicos; algunas incluso, cuentan con una importante variedad de los mismos. Pero generalmente, una entidad manejada empresariamente, debe funcionar basada en un único sistema, básicamente, porque cada empresa es una unidad. En el ámbito jurídico, Lex-Doctor fue concebido desde sus orígenes como un integrado, permitiendo realizar todas las operaciones de un estudio o juzgado, desde una solo programa.

INVERSION : la inversión completa para obtener la prestación integral, es de 600 dólares; si se incorpora una red (varias computadoras enlazadas a una central), debe abonar licencias adicionales de costo muy inferior.

RESULTADO : las ventajas operativas de un estudio informatizado integralmente, aumentan su competitividad varios cientos por cientos, según sea el grado de aprovechamiento que se haga Lex-Doctor. Mientras un estudio jurídico de la primera categoría puede contentarse, por ejemplo, "la ductilidad que tiene su procesador de textos para modificar los tipos de letra", los estudios informatizados integralmente se benefician con escritos y liquidaciones automatizadas, porque un sistema integrado, vincula fácilmente la información de un expediente con un documento modelo. A su vez, y siempre dentro de la misma lógica, el estudio tiene en pantalla toda la información derivada del trabajo diario, porque informatizarse integralmente implica, realizar las tareas en la computadora, a la vez que ésta se alimenta con la información derivada, la cuál luego puede ser aprovechada para realizar muchas otras tareas y controles, que nunca pueden realizarse con varios programas aislados.

Un sistema integral permite, con la misma información cargada una sola vez, realizar muchas operaciones distintas; por ejemplo, un expediente debidamente cargado permite:

• Organizar las recorridas de tribunales, ayudando a determinar que expedientes se deben visitar;
• Confeccionar en forma automatizada escritos, cédulas, cartas, oficios, etc.
• Administrar contablemente un expediente, a la vez que se administra contablemente el estudio;
• Llevar agendas con distribución de tareas;
• Proteger la información con niveles de usuarios;
• Combinar información con procesamiento de textos, con consulta legislativa y jurisprudencial, con calculadora matemática y con calculadora de plazos procesales;
• Realizar estadísticas de ingresos y gastos;
• Realizar estadísticas de trabajo, con análisis de calidad y cantidad;
• Realizar operaciones masivas en todos los expedientes;
• Crear formularios, planillas y reportes de información, para uso interno o para los clientes;
• Resguardar fácilmente la información;
• etc.

En resumen, la oficina jurídica informatizada integralmente, tiene ventajas competitivas tan amplias, que puede transformarse en una verdadera empresa jurídica capaz de duplicar su producción, sin aumentar proporcionalmente su infraestructura.