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Seguridad para su información

Lex-Doctor, es una base de datos que contiene toda la información de un Estudio Jurídico, Juzgado o Tribunal. A diferencia de quienes utilizan un simple procesador de textos, los usuarios de Lex-Doctor cuentan con una integración lógica de datos específica para la gestión jurídica, emulando verdaderos expedientes electrónicos; su uso natural hace que se logre tener en un par de años, una gran base de datos.

Una base de datos está formada por uno o más archivos que integran distintos tipos de datos, relacionados lógicamente.

Todos los archivos que se almacenan en un ordenador, "viven" en un medio magnético llamado disco rígido, que tiene la cualidad de permitir tanto la lectura como la escritura de datos. Como contrapartida, la información está expuesta a ser dañada de muchas maneras.

Por ejemplo, prácticamente todos los usuarios de computadoras se encontraron alguna vez con que la máquina se "colgó" o "congeló", anulando toda posibilidad de operarla, dejando como única alternativa la de presionar el botón "reset", para reiniciarla. Este simple caso, puede provocar la destrucción total o parcial de uno o más archivos, haciendo que sea imposible recuperar su contenido.

Otro caso similar, es el que ocurre cuando la computadora se apaga abruptamente, por un corte en el suministro de energía eléctrica. Lamentablemente, el sistema operativo del ordenador no siempre puede hacer frente a este tipo de problemas, provocándose consecuentemente la destrucción total o parcial de los archivos.
Además, los discos rígidos pueden fallar o dañarse total o parcialmente, destruyendo datos, o directamente no permitiendo la lectura.

Otro problema frecuente, es el que producen los usuarios cuando por equivocación borran o sobrescriben algunos o todos los archivos, de manera tal que no se pueden recuperar.

El panorama desalentador que acabamos de ejemplificar, tiene una solución muy sencilla: hacer copias de seguridad.

Copias de seguridad

Existen muchas formas y herramientas eficientes para producir copias de seguridad o backups, que no vamos a explicar en este artículo, en cambio, explicaremos ciertas características que deben tener los backups para proveer seguridad:

Completos: cada vez que realice una copia de seguridad, copie el directorio completo de Lex-Doctor, con todos sus subdirectorios. Si Usted es un usuario avanzado de PC y sabe manejar bien su programa de backup, puede excluir los archivos *.CDX, que son los índices de búsqueda susceptibles de ser generados nuevamente por el Lex.

Verificados: al finalizar el backup, ejecute siempre la opción de verificación que seguramente incluye su programa de backup; esto le garantiza que la copia es igual al original.

Periódicos: debe efectuar copias de seguridad con la mayor frecuencia posible; recuerde que ante cualquier catástrofe, podrá recuperar solamente lo que posea en el último backup; el intervalo entre copia y copia, debe ser inversamente proporcional al uso, o sea que a mayor utilización, menor debe ser el intervalo. En un Juzgado (que nunca tiene menos de 10 terminales usando Lex-Doctor), o en Estudios Jurídicos que utilizan Lex-Doctor en varias terminales a la vez, se carga mucha información nueva cada día, por lo que los backups deben ser diarios. Hoy, es muy fácil contar con un zócalo en su PC para intercambiar discos rígidos removibles, medio que permite hacer una copia íntegra de su sistema en un par de minutos.

Cíclicos: debe tener varios juegos de backups, clasificados por fecha de creación; si va a reutilizar los medios magnéticos para hacer nuevos backups, comience utilizando el medio que tenga la fecha más vieja, aplicando la misma lógica en forma sucesiva. Es una buena idea guardar un juego de cada serie; por ejemplo, supongamos que realiza un backup por semana, y que tiene cuatro juegos rotativos; a fin de mes, guarde uno de esos juegos, y reinicie el ciclo; cuando un juego tenga más de seis meses, reinsértelo en el ciclo; de esa forma tendrá cuatro juegos semanales, y seis mensuales respaldando sus archivos.

Cuide mucho su información, es su propio trabajo.