Publicaciones » Preguntas Frecuentes > Utilización de Rubros Contables

Utilización de Rubros Contables

Lex-Doctor incorpora un cambio profundo, reemplazando el sistema estático de actualizaciones monetarias, por uno más flexible abierto a la realización de todo tipo de cálculos.
Seguramente para un usuario nuevo, será más fácil aprender a utilizar el nuevo sistema; pero para un usuario acostumbrado a una forma de trabajo, los cambios de este tipo son más difíciles de asimilar porque modifican costumbres muy arraigadas.

Esta guía rápida pretende ayudarlo a empezar. Si analiza y practica este simple ejemplo notará que el nuevo método es más sencillo que el que existió hasta la versión 6.1 de Lex-Doctor pero a la vez es mucho más versátil.
El ejercicio consiste en incorporar un rubro y aplicarle un interés fijo. Un rubro contable se agrega en forma bastante más simple que antes, ya que se requieren menos campos.

Por ahora bastará completar los campos de fecha, concepto y monto. Normalmente, se llamará a este monto como "Monto originario". Habiendo confirmado el alta de este rubro, procederemos a configurar el cálculo de un interés del 6% anual hasta el día actual. Para ello, utilizamos la función F8 "Cálculos" que presentará el siguiente formulario:

Este es el formulario para definir las pautas de cálculo que se desean aplicar a cada rubro de la planilla. El objetivo es establecer qué operaciones matemáticas deseamos que se realicen para que el Monto Originario de cada rubro se transforme en otro que llamaremos Monto Resultante.

Se pueden definir hasta 7 pautas; el Monto Resultante será siempre tomado literalmente del resultado obtenido en la última pauta definida. Es decir, si establecemos únicamente la pauta Nº 1, y determinamos que consista en tomar el Monto Originario de $ 100 y multiplicarlo por 2, entonces el resultado de aplicar dicha pauta será $ 200, y si no hay más pautas establecidas, será tomado dicho valor como Monto Resultante. Si en cambio deseáramos que el Monto Resultante fuere el Monto Originario más el resultado de la pauta Nº 1, sencillamente deberemos definir una pauta Nº 2 e indicar que tome el Monto Originario y le sume el resultado de la pauta Nº 1.

Traslademos lo explicado a nuestro caso, en el que deseamos aplicarle a $ 100 un interés del 6% anual hasta el día de hoy. En la pantalla se verá que en forma predefinida aparece un botón indicando "Agrega la pauta Nº 1". Presionándolo aparecerá el formulario para definir la pauta:

En este formulario, lo primero que debemos indicar es a partir de qué valor se operará. Para ello existe un campo llamado "Toma el valor", al que sólo podemos completar presionando los pequeños botones que tiene debajo. Dichos botones nos permitirán involucrar los valores:

• El Monto Originario (M)
• Las pautas previas (P1 a P6)
• Números constantes (N)

Los diversos valores involucrados podrán intervenir sumando, restando, multiplicando o dividiendo a los demás, operaciones aritméticas que podrán asignarse gracias al sector derecho de la botonera. El botón ilustrado con una flecha hacia la izquiera, permite borrar hacia atrás lo último ingresado, hasta variar el campo.
Para nuestro ejemplo bastará que lo completemos presionando el botón M. Seguidamente debemos indicar qué queremos hacer con el valor tomado utilizando el campo llamado "...y"; al desplegarlo encontraremos que una de las opciones expuestas es "calcula un interés fijo"; seleccionándola, el formulario se configurará de la siguiente forma:
Para nuestro ejemplo, indicaremos una "Tasa anual" del 6%. Nótese que la pantalla permite configurar las fechas "desde" y "hasta", pero vienen predefinidas opciones que permiten tomar dinámicamente ciertas fechas; en este caso toman la fecha del MONTO Originario como fecha "desde", y la fecha del día corriente como fecha "hasta"; no siendo necesario darle más información al presente formulario, podremos presionar "Acepta" para confirmar los datos.

Hasta aquí sólo le hemos dicho al sistema que calcule un interés del 6% anual; si el período fuese un año exacto, tras aplicar la pauta N º 1 obtendríamos un resultado de $ 6. Muy probablemente, se desee que el Monto Resultante de todo el cálculo sea el capital más el interés. Para lograr eso, se necesitará definir una segunda pauta, en este caso, la pauta Nº 2 de la siguiente forma:

Como se puede apreciar, la pauta Nº 2 se limita a tomar como valor al Monto Originario (M) sumado al resultado de la pauta Nº 1 (1), y luego no define ninguna otra operación adicional (...y nada más). Confirmando con "Acepta", veremos que las pautas de cálculo quedaron configuradas así: Bastará ahora presionar el botón aplica para ejecutar los cálculos establecidos y obtener el Monto Resultante, que aparecerá expresado en una columna especial, en el navegador de la tabla.

Así como hemos creado este simple cálculo combinando 2 pautas, podemos incorporar hasta 7 pautas distintas, siempre recordando el principio fundamental: El Monto Resultante de cada rubro será el resultado de la última pauta definida. Y para definir cada pauta, siempre deberemos seguir los mismos pasos:

• Definir sobre qué montos trabajaremos en el campo "Toma el valor".
• Seleccionar el tipo de operación que queremos hacer en el campo "...y". Las posibles son:
  • Sumar
  • Restar
  • Multiplicar
  • Dividir
  • Aplicar un índice
  • Aplicar un interés fijo
• Aplicar un interés variable
• Configurar la operación que hayamos seleccionado.

A continuación se puede ver un formulario de definición de pautas de cálculo, mostrando un esquema de pautas utilizado en la República Argentina, capaz de actualizar rubros originados en épocas distintas, incluyendo una época inflaciionaria en la que fue necesario aplicar índices de actualización monetaria:

En esta definición se ha establecido:

• Pauta #1: Tomar el Monto Originario (M) para aplicarle el índice de "Nivel General de Precios Consumidor" desde la fecha del dicho Monto Originario hasta el 1-4-1991 (fecha comienzo de convertibilidad).
• Pauta #2: Tomar el resultado de la pauta #1 (1) para aplicarle un interés fijo del 6% anual desde la fecha del Monto Originario hasta el 1-4-1991 (fecha comienzo de la convertibilidad).
• Pauta #3: Tomar el resultado de la pauta #1 (1) para aplicarle un interés variable (Tasa Pasiva Com. 14290), desde el 1-4-1991 hasta el día 2-2-2002 (fecha de pesificación).
• Pauta #4: Tomar los resultados sumados de las pautas #1, #2 y #3 (1+2+3) para aplicarle el ïndice "CER" hasta el día corriente. El resultado que se obtiene al aplicar la pauta #4 es el Monto Resultante, por ser la última.
  
  Es muy importante tener en cuenta que las formas de cálculo pueden guardarse como SETs, para su utilización futura en otros casos que requieran una configuración similar.

Una de las novedades incorporadas en el sistema de definición de pautas de cálculo de Lex-Doctor, consiste en permitir que diversos rubros intervengan en una misma liquidación o reporte, pero sean procesados por distintas pautas de cálculo.
Para lograrlo, se incorporó la definición condicional de pautas. Como se explicó en la primera parte de esta guía rápida, al definirse una pauta de cálculo siempre el primer paso consiste en determinar el valor a tomar. Trabajando en modo condicional ahora existe la posibilidad de indicar qué condiciones debe tener el rubro para tomar determinado valor; y opcionalmente puede establecerse qué valor se deberá tomar si la condición no se cumpliere.
Utilizaremos un ejemplo bien simple, a partir de una planilla con dos rubros cargados:

                                   Concepto                    Monto Originario
                                   Honorarios                  1.000
                                   Gastos                        100

A dichos rubros queremos liquidarlos de tal forma que, siendo honorarios produzcan un interés del 12% anual, y siendo gastos generen un interés del 6% anual.

Definiremos entonces la pauta #1 para que opere exclusivamente sobre rubros clasificados como "H". Al editar la pauta optaremos primero por transformarla en condicional a través del menú llamado "Modo":

Al reconfigurarse el formulario para trabajar en modo condicional, indicaremos que si la clasificación del rubro es "H" tome el valor M (Monto Originario), y le aplique un interés fijo del 12% anual:
En palabras, esta pauta dice que si la clasificación del rubro es H, toma el Monto Originario y le aplica un interés anual del 12%, desde la fecha del monto originario, hasta el día corriente. Esto implicará que los rubros no clasificados como "H", no serán atendidos por esta pauta.

En forma similar, crearemos una segunda pauta para procesar rubros clasificados como "G":

En palabras, esta pauta dice que si la clasificación del rubro es G, toma el Monto Originario y le aplica un interés anual del 6%, desde la fecha del monto originario, hasta el día corriente. Esto implicará que los rubros no clasificados como "G", no serán atendidos por esta pauta.
Para completar la definición de cálculos de nuestro ejemplo, agregaremos una tercera pauta estableciendo que, cuando los rubros estén clasificados como "H" se tome como Monto Resultante el resultado producido por la primera pauta, o en caso contrario se tome como Monto Resultante el resultado producido por la segunda pauta:

Nótese que a diferencia de las pautas #1 y #2, en la pauta #3 hemos utilizado el campo "Sino:" para indicar qué valor tomar cuando la condición (clasificación = H) no se cumpla.
Si el ejemplo se aplicara para calcular un año exacto de intereses, tras aplicar estos cálculos obtendríamos los siguientes resultados:

Habremos logrado entonces procesar los rubros por distintas pautas, teniendo en cuenta la clasificación de cada uno de ellos. Luego podrán producirse escritos o listados que involucren en forma simultánea a todos los rubros, sin distinción de cómo han sido procesados.

La definición condicional permite trabajar de varias maneras. Cuando ejemplificamos la pauta #1 y #2, vimos que no se estableció una alternativa (campo "Sino:" vacío); pero sí se la estableció al definir la pauta #3. El programa permite también que se establezca únicamente la alternativa, dejando vacío el campo "Toma el valor:", pero completando el campo "Sino:". Supongamos que quisiéremos incrementar en un 10% todos los rubros que no sean honorarios:

Traducida a palabras, esta pauta estaría indicando que se multiplique por 1,10 a todos aquellos rubros que no estuvieran clasificados como H.
Por último, téngase en cuenta que el campo "Si la clasificación es:" podrá completarse con varias clasificaciones; además, el campo "En:" permitirá indicar si las clasificaciones deben estar en el clasificador para el proceso, para la cuenta corriente, para cualquiera de los dos, o en ambos a la vez.